Si tu impresora aparece sin conexión, empieza por comprobar que está encendida, que la conexión funciona y que has seleccionado la impresora correcta. Después, revisa la cola de impresión y los avisos del sistema. El orden importa: cambiar controladores o reinstalar antes de comprobar el cable o la red puede complicar el diagnóstico.

Esta guía reúne comprobaciones para Windows 11 y macOS. Los nombres de algunos menús pueden variar según la versión del sistema y el modelo. Conserva los documentos originales y evita enviar repetidamente el mismo archivo mientras investigas el fallo.

Qué significa que una impresora esté sin conexión

El aviso indica que el ordenador no puede comunicarse con la impresora seleccionada en ese momento. Puede estar encendida y seguir apareciendo como desconectada: una conexión interrumpida, una cola antigua o una configuración incorrecta pueden impedir que reciba el trabajo. El mensaje por sí solo no identifica la causa ni demuestra una avería.

Comprueba también la pantalla o los indicadores de la impresora. Un atasco, una tapa abierta o la falta de papel necesitan una solución específica. Si aparece un código de error, consulta su significado en el manual del modelo antes de cambiar ajustes del ordenador.

Primero, revisa la conexión de la impresora

• USB: comprueba los dos extremos del cable. Si el ordenador no detecta la impresora, prueba otro puerto y, si dispones de él, otro cable compatible.
• Wi-Fi: verifica en el panel, la aplicación oficial o el informe de red de la impresora a qué red está conectada. En una instalación doméstica habitual, el ordenador y la impresora deben estar en la misma red local. Si has cambiado el router o la contraseña, sigue el manual para conectar de nuevo la impresora.
• Ethernet: comprueba el cable de red y la conexión con el router o la red de la oficina. Si la instalación la gestiona otra persona, pídele que revise la conectividad.
• Impresora compartida desde otro ordenador: comprueba que ese equipo esté encendido, disponible y siga compartiéndola.

Revisa únicamente la conexión que utilices. Bluetooth no es una opción de impresión universal: comprueba que tu modelo admita imprimir por esa vía. Puedes contrastar las conexiones y la instalación en las guías oficiales de Microsoft y Apple.

Si no hay un error físico y la conexión parece correcta, apaga la impresora con su botón, espera a que termine de apagarse y vuelve a encenderla siguiendo su manual. Espera a que esté preparada y se haya conectado a la red antes de probar otra vez.

Cómo revisar una impresora sin conexión en Windows 11

Comprueba la impresora seleccionada y su cola

1. Abre Configuración > Bluetooth y dispositivos > Impresoras y escáneres.
2. Selecciona la impresora que estás utilizando y abre su cola de impresión.
3. Comprueba si el documento aparece allí. Si no está, revisa qué impresora has elegido en la ventana de impresión de la aplicación. Presta atención a las copias con nombres parecidos y a las impresoras que ya no utilizas.
4. Si la cola ofrece una opción para reanudar una tarea o la impresión, úsala cuando hayas resuelto el aviso que provocó la pausa.

En las interfaces que muestran el menú clásico, comprueba si están activadas «Pausar impresión» o «Usar impresora sin conexión» y desmárcalas cuando corresponda. Estas opciones no aparecen igual en todas las versiones. Consulta las instrucciones de Microsoft para abrir la cola y revisar el estado sin conexión.

Revisa los trabajos bloqueados antes de cancelarlos

Lee el aviso del primer trabajo pendiente. Si está detenido por falta de papel u otro problema de la impresora, resuelve esa causa y comprueba si continúa. Cancelar un trabajo lo retira de la cola y tendrás que enviarlo de nuevo; guarda el documento original antes de hacerlo.

Si un archivo sigue bloqueando la cola, cancela ese trabajo concreto y prueba con un documento sencillo. Reserva la cancelación de toda la cola para cuando hayas revisado qué documentos contiene. En un equipo compartido, coordínalo con las personas afectadas.

Cuando la cola continúa atascada, Microsoft contempla reiniciar el servicio que gestiona la cola de impresión desde la aplicación Servicios. Puede interrumpir otras impresiones del equipo y requerir permisos. Sigue su guía para trabajos bloqueados; evita borrar manualmente archivos del sistema como primera medida.

Utiliza el diagnóstico y comprueba el controlador

Ejecuta el solucionador de impresoras de la aplicación Obtener ayuda, recomendado en la guía de Microsoft para Windows 11. Revisa las acciones propuestas antes de aplicarlas.

Si el problema apunta al software, comprueba Windows Update y la página oficial de soporte de tu modelo. El controlador debe ser compatible con tu versión de Windows y el tipo de equipo. Evita las webs de descargas de controladores ajenas al fabricante. Microsoft explica cómo obtener e instalar controladores de impresora y advierte de particularidades en algunos equipos ARM.

Quitar y volver a añadir la impresora queda para después de estas comprobaciones. Anota su configuración y revisa los trabajos pendientes antes de hacerlo. No desinstales indiscriminadamente todas las aplicaciones del fabricante: puedes afectar al escáner o a otras impresoras.

Cómo revisar una impresora sin conexión en macOS

Abre la cola y comprueba si está en pausa

Abre Centro de Impresión desde Aplicaciones > Utilidades o desde su icono en el Dock cuando hayas enviado un documento. Selecciona la impresora y comprueba si el archivo está en su cola.

• Si la impresora está en pausa, utiliza la opción para reanudarla.
• Si solo está en pausa un documento, selecciona ese trabajo y reanúdalo.
• Si un trabajo muestra un error, resuelve primero la causa. Elimínalo únicamente si necesitas retirarlo de la cola y puedes volver a enviarlo.

Apple distingue la pausa de una tarea y la pausa de toda la impresora en su guía del Centro de Impresión. No busques en el Mac la casilla de Windows «Usar impresora sin conexión».

Comprueba AirPrint o el software compatible

En Ajustes del Sistema > Impresoras y escáneres, revisa la impresora configurada. Si tu modelo admite AirPrint, puedes utilizarlo sin instalar un controlador adicional. Si necesita software del fabricante, descarga una versión compatible con tu macOS desde su web oficial. Apple detalla ambas opciones en su guía para añadir impresoras.

Prueba también con un documento sencillo desde otra aplicación, como TextEdit. Si solo falla una app, centra la revisión en ella. Cuando el problema persista, Apple propone añadir una nueva cola y comprobar que imprime antes de retirar la anterior. Revisa primero los trabajos y ajustes que quieras conservar. Puedes consultar estas pruebas en la guía de problemas de impresión de Apple.

Restablecer todo el sistema de impresión es una última opción. Elimina las impresoras configuradas, el historial de trabajos completados y los preajustes, y obliga a añadir de nuevo los equipos. Consulta las advertencias de Apple sobre restablecer el sistema de impresión antes de valorar este paso.

Si la impresora sigue apareciendo sin conexión

Anota el modelo exacto, la versión del sistema, la conexión utilizada y el mensaje que aparece. Comprueba si el fallo afecta a todas las aplicaciones y si otro equipo autorizado puede imprimir. Estas pruebas ayudan a delimitar el problema antes de pedir soporte.

Si empezó tras una actualización, busca una incidencia conocida y una solución oficial para esa combinación de impresora y sistema. No vuelvas a una versión antigua del sistema operativo basándote únicamente en comentarios de otros usuarios. En una red de empresa, pide ayuda a quien la administra antes de cambiar puertos, direcciones o ajustes de seguridad.

Cuando vuelva a funcionar, envía un solo documento de prueba y revisa los trabajos pendientes para evitar duplicados. Encontrarás más guías de uso y mantenimiento en el blog de NTT Toner.